Si può utilizzare l’auto aziendale nei giorni festivi? Oltre al dipendente dell’azienda, chi può guidarla?

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Chi beneficia dell’auto aziendale può guidarla anche al di fuori dell’orario di lavoro o addirittura prestarla ad amici e familiari ma solo se sottoscritto nel contratto.

La retribuzione dei dipendenti di un’azienda, per chi non lo sapesse, può avvenire sia con lo stipendio che attraverso dei benefit, beni o servizi che il datore di lavoro stesso concede al lavoratore, e il cui controvalore viene incluso nella busta paga di ogni dipendente che ne beneficia. Tra questi cosiddetti fringe benefit rientra anche l’utilizzo di un’auto aziendale.

Ma cos’è l’auto aziendale?

Per auto aziendale si intende una vettura utilizzata a scopo lavorativo, messa a disposizione dall’azienda al dipendente che ha maggiore esigenza di spostamenti. Le auto aziendali sono una categoria di vetture che vengono intestate alle aziende e che vengono infatti utilizzate dal personale delle ditte stesse per un determinato periodo di tempo che può essere compreso tra un minimo di sei mesi e un massimo di due anni. Generalmente si tratta di auto in buone condizioni sia estetiche che funzionali, superiori a quelle di un comune usato, (solitamente hanno meno di 24 mesi di vita e meno di 30.000 Km e costano anche il 40% in meno rispetto ad un’auto nuova) che la concessionaria acquista dalle aziende allo scopo di ricollocarle sul mercato. Ogni azienda deve valutare con attenzione la scelta della soluzione più adatta, tenendo conto delle proprie esigenze operative e delle agevolazioni disponibili.

Quali sono i diversi tipi di utilizzo della auto aziendale?

1. Auto aziendale bene strumentale: quando l’auto aziendale viene concessa al dipendente, esclusivamente per lo svolgimento dell’attività lavorativa, in quanto il veicolo è una proprietà del datore di lavoro e serve appena per l’operatività dell’organizzazione. L’autoveicolo rimane dunque a disposizione delle esigenze dell’azienda, quindi può essere utilizzato da vari dipendenti e collaboratori a seconda delle varie necessità. Se lo scopo della vettura è soltanto aziendale, oppure pubblico come i veicoli di taxisti e NCC, è possibile dedurre il 100% delle spese d’impiego. In questo caso per il dipendente non esiste nessun benefit per l’auto aziendale
2. Auto aziendale uso promiscuo: quando la vettura viene utilizzata sia per attività legate all’impresa sia per scopi personali dei dipendenti come se fosse di sua proprietà. L’auto aziendale ad uso promiscuo è uno tra i fringe benefit più comuni e più apprezzati dai dipendenti in quanto offre loro la libera fruizione di una vettura senza doverne sostenere i costi. A carico dell’azienda sono infatti tutti i costi di acquisto o noleggio, il pagamento di bollo e tagliandi e anche le spese di manutenzione, oltre ai costi sostenuti per l’acquisto di carburante per viaggi di lavoro. La nuova normativa sui veicoli aziendali ad uso promiscuo, in vigore dal 2021, garantisce  vantaggi fiscali alle aziende che scelgono macchine ecologiche elettriche e ibride, per salvaguardare l’ambiente dalle emissioni di CO2 mentre si riducono i benefici fiscali per le vetture più inquinanti. dal punto di vista fiscale conviene maggiormente alla azienda affidare al proprio dipendente un’auto aziendale in uso promiscuo poiché, per questa tipologia di veicoli, si può dedurre il 70% del valore dal reddito d’impresa. Questo beneficio è valido a condizione che l’auto venga utilizzata dal dipendente per la maggior parte del periodo d’imposta, ossia per più di 183 giorni l’anno. In altri casi, è possibile dedurre solamente il 20%. Per quanto riguarda la detrazione dell’auto aziendale uso promiscuo, c’è il limite del 40% dell’IVA che sale fino al 100% in caso di benefit addebitato con fattura soggetta all’IVA.
3. Auto aziendale ad uso personale: la macchina aziendale può anche essere acquistata o noleggiata dal datore di lavoro, per essere poi concessa al dipendente per l’utilizzo personale esclusivo. In questo caso la vettura non viene adoperata per le attività lavorative, ma appena per scopi personali del dipendente dell’azienda. Si tratta perciò di un puro benefit del lavoratore, il quale deve essere inserito all’interno dei conteggi per la busta paga. Questo valore incide nel calcolo del reddito e dell’imponibile, influenzando i conteggi ai fini fiscali da parte del dipendente dell’azienda, rappresentando un vantaggio offerto in genere ad amministratori e manager.

Familiari e amici possono guidare l’auto aziendale ad uso promiscuo?

Quando si sottoscrive un contratto di assegnazione, si consiglia di specificare se il suo uso è riservato solamente a lui oppure se è esteso anche ai familiari.  In teoria, l’auto ad uso promiscuo la possono guidare sia il dipendente, che i suoi familiari. Non dovrebbero esserci particolari impedimenti, a meno che sia espressamente prevista la guida esclusiva.

Obblighi di chi guida un’auto aziendale

Ovviamente chi usufruisce dell’auto aziendale, a fronte delle numerose agevolazioni è tenuto a osservare delle rigide regole di utilizzo, pena la revoca del beneficio. Tra le più comuni c’è il divieto di mettersi alla guida in stato di alterazione per abuso di alcolici o droghe (in caso di incidente con colpa l’azienda potrebbe rivalersi sul dipendente) e l’obbligo di dare tempestiva comunicazione nell’ipotesi di guasti, incidenti o furti. È inoltre importante che il lavoratore sappia con certezza se la vettura è coperta dalla garanzia kasko, per non essere costretto a risarcire di tasca sua eventuali danni collegati alla circolazione del mezzo.

Chi paga il carburante?

Nel caso di utilizzo dell’auto aziendale per mansioni lavorative, la stessa azienda è tenuta a rimborsare il dipendente sulla base del tragitto effettuato ossia dei chilometri effettivamente percorsi, qualunque sia il tipo di alimentazione tra benzina, diesel, gpl, metano, ibrido o elettrico. Il rimborso è su base chilometrica e varia in base alla vettura.

Il punto di riferimento sono le tabelle Aci, aggiornate ogni anno, in cui è contenuto il valore del chilometro percorso tenendo conto del modello di auto e della cilindrata. Le tabelle sono pubblicate nella Gazzetta Ufficiale entro il 31 dicembre e hanno valore per i 12 mesi successivi.